ERP Sisteminin Kullanımı

ERP (Enterprise Resource Planing - Kurumsal Kaynak Planlama) sahip olduğu modüler birimler sayesinde işletmelerin ihtiyaçlarına göre uyarlanabilir. Bu sayede her işletmenin sahip olduğu farklı yönetim ve iş yapış şekillerine uygun olarak tam bir entegrasyon sağlanmış olur. Modüler birimlerin bir araya getirilmesi ile sağlanan tam entegrasyon; harç kullanılmadan birbirine geçen taş duvar gibi sağlam ve dayanıklı olur. Geçme taşlardan ortaya çıkan duvar da işletmenin üzerine kurulduğu sağlam bir temeli oluşturur.

Sağlam bir temele sahip olmanın parça parça ve farklı şekilde geliştirilen uygulamalardan oluşan yama çözümlere göre birçok avantajı vardır;

• İşletmenin büyüme hızına ve gelişen yapısına bağlı olarak modüler yapıya eklemeler yapılabilir.

• Çalışan modüller devre dışı bırakılabilir, bu sayede gereksiz kaynak kullanımı ve iş gücü kaybı engellenmiş olur.

• Daha sonra ihtiyaç duyulacak farklı özellikler modüler özellik sayesinde sisteme kolaylıkla entegre edilebilir.

• Birbiriyle uyumlu modüllerden oluşan entegre bir sistemin kurulum sonrası bakım desteği de çok daha kolay sağlanır.

Doğru bir analiz süreci ve yetkin bir danışmanlık sonucunda kurulan ERP sistemi modüler yapının sahip olduğu Ölçeklenebilir ve Fonksiyonel yetenekleri sayesinde çok güçlü bir yapıyı oluşturur. Sistemin tam olarak entegrasyonu da işletmenin büyüklüğüne bağlı olarak değişiklik gösterir. Tüm bu belirtilen göz kamaştırıcı özelliklerin elde edilmesi için de etkili ve uzmanlık seviyesine sahip teknik personelin ekip içerisinde olmasının gerekliliği unutulmamalıdır. Teknik personelle birlikte sağlanacak yönetimsel destek sayesinde eksiksiz bir sistemin kurulması sağlanmış olur.

Konusunda uzman olmayan personel ve yönetimsel süreçleri analiz edilmemiş şekilde kurulan ERP sistemi başarısız bir sistem olarak karşımıza çıkar. Başarısız bir ERP sistemi boşa harcanan para, bekleneni veremeyen iş gücü ve doğru yönetilemeyen kaynak kullanımı olacağından kısa sürede devre dışı bırakılır ve ölü yatırım olarak kalir.

Bir ERP sisteminin neden başarısız olduğunu anlamak önemlidir;

• ERP sisteminin kurulması ve kullanımı ile ilgili olarak işletme yönetimi tam olarak destek vermelidir.

• Sistemin kullanımına ilk önce yönetimin başlaması, çalışanların da sisteme geçiş ve adaptasyon hızını artıracaktır. Bu sayede işletme seviyesinde hızlı bir geçiş ve aktif kullanım sağlanmış olur. İşletme yönetim desteğinin sağlanmadığı ERP sistemleri hayatta kalamaz.

• Sistemi kuracak uzman personel işletme yönetimi ve çalışanları ile bir araya gelmeli ve iş süreçleri ortak bir çalışma doğrultusunda belirlenmelidir. İş akış şemaları, kurumsal hedefler gibi dokümantasyonlar üzerinden iş süreçlerini belirlemek işletme yapısını tam olarak ortaya çıkartamayabilir. Bu sebeple dokümantasyonlar üzerinden yapılan çalışmalar, çalışanlar ile yapılan görüşmelerle desteklenmelidir. Sadece dokumanlar üzerinden iş süreçlerini anlamaya çalışmak yeterli değildir.

ERP sisteminden beklentiler tam olarak belirlenmeli, oluşturulacak modüler yapı bu beklentiler doğrultusunda kurulmalıdır. İşletmenin tüm birimleri sisteme dahil edilmeli, daha sonra dahil edilecek birimlerin olması halinde, ilgili modüllerin neler olacağı önceden planlanmalıdır. ERP sisteminden beklentilerin anlaşılamaması, sistemin kurulum hedefinden sapmalara neden olur.

Yeni bir sisteme geçmek her zaman çeşitli aksaklıkların ortaya çıkması demektir. Ortaya çıkacak aksaklıkların zamanında giderilmesi önceden yapılacak bilgilendirmelerle doğru orantılıdır. Entegrasyon sürecinin her aşamasında ilgili birimler ve kişiler doğru ve hızlı bir şekilde bilgilendirilmelidir. Bilgilendirilmeyen personel ERP sistemine tam olarak uyum sağlayamaz, sistemin genelini akstacak gecikmeler ve hatalar ortaya çıkabilir. Bu sebeple ERP sisteminin tasarlanmasından kurulumuna her aşamasında çalışanlar bilgilendirilmeli, ihtiyaç planlamaları doğrultusunda çalışmalar yapılmalıdır.

Hayatınız boyunca yapmış olduğunuz değişiklikler sizin isteğiniz doğrultusunda veya hayatın akışına bağlı olarak gerçekleşir. Hangi durumda olursa olsun huzurunuz, keyfiniz ve sağlığınız her daim yerinde olsun.

H.Koray Tutkun