Proje Ekibi Nasıl Kurulur ?

ISO 9001 ile ilgili olarak daha önce bir çalışma veya hazırlık yapılması belgelendirme sürecinin daha verimli geçmesi için önemlidir. Eğer daha önce bir çalışma bulunmuyor ise ISO 9001 uyumlu KYS (Kalite Yönetim Sistemi) çalışmaları özenli bir çalışma gerektirir. Çalışma sonucunda kuruluşun elde edeceği KYS uyumluluğu ISO 9001 belgelendirme çalışmasının temel taşını oluşturur.

KYS uyumluğunun sağlanmasından sonra sıra KYS maddelerinin kurum süreçlerine uyurlanmasına gelir. Bu aşamada hem kuruluş üst yönetiminin, hem de çalışanların bilgilendirilmesi ve yapılması gerkenlerin tam olarak anlatılması gerekir. Aksi halde yapılan tüm çalışmalar kağıt üzerinde kalacağından, yasal ve düzenleyeci gerekliliklere uygulama seviyesinde uyumluluk sağlanamaz. Çalışanlar kuruluş işleyişlerini sürdürmek için efor harcarken, bilgi güvenliği çerçevesini uygulayabilmek için de ayrı efor harcamak zorunda kalır ve organizasyonel verimlilik ve kalite düşer. Bir süre sonra da ISO 9001 belgelendirmesi sadece evrak işi olarak algılanmaya başlanır ve hizmet ve üretim kalitesi için gerekli olacak operasyonel süreçler hayata geçirilemez.

Bunun sonucunda da yüksek maliyetler ve iş gücü ile kurulmaya çalışılan CRM ve ERP sistemleri sadece fatura kesmede kullanılır hale gelir.

Bu sebeple kuruluş yapısına özel olarak hazırlanması gereken kalite çerçevesinin;

• Tüm çalışanlara en kısa sürede anlatılması,

• Her bir çalışanın sürece katkı sağlayabilmesi için yapması gerekenler hakkında doğru bilgilendirilmesi,

• Çalışanların edindikleri bilgileri tecrübe edebilmeleri ve uygulayabilmeleri için gerekli tatbikatların yapılması,

• Tüm işleyişin kuruluş içerisinden konuya hakim kişi veya ekip tarafından sürürdülmesi önemlidir,

• Kullanılan bilişim temelli yazılım ve sistemlerden dolayı ISO 27001 ekibi ile koordineli çalışılması önemlidir.

Bu sayede bilgi kalite yönetimi ve bilgi güvenliği süreçleri birbiri ile uyumlu hale gelmiş olur.

Tüm bu süreçlerin sorunsuz ilerleyebilmesi için kuruluş içerisinde KYS'nin uygulanmasını sağlamak ve yapılan işleri denetlemek için bir proje ekibi atamak gerekir. Oluşturulacak proje ekibi kuruluş yapısına uygun bir  bilgi birikimine ve proje lideri bu ekibe liderlik etme ve yöneticilerle doğrudan görüşebilme yetkisine sahip olmalıdır. Üst yönetim ekibi kendisi oluşturabileceği gibi proje liderinin kendi personelini seçmesine izin verebilir.

E-dönüşüm ve e-ticaret uygulamalarının yaygınlaşması, CRM ve ERP çözümlerine internet üzerinden erişilerek işlem yapılması, uzaktan çalışma ile farklı ortamlardan çalışmalara katkı sağlanması sebebiyle ISO 27001 proje ekibi ile koordineli çalışılması tavsiye edilir. Bu sebeple üst yönetimin desteğinin tam olması ve proje ekibinin çok yönlü bilgiye sahip olması önemlidir.

Proje ekibi oluşturulduğunda oluşturulacak Proje Talimatı doğrultusunda süreç işlmeye başlar. Proje talimatı temel sorular ve cevaplar olarak ifade edilebilir;

• KYS sürecine üst yönetimin desteği var mı?

• KYS ile ne elde edilecek?

• KYS süreci ne kadar sürecek?

• KYS süreci ne kadara mal olacak?

Proje Talimatı oluşturulduktan sonra Uygulama Planı geliştirilir. Uygulama Planı ile KYS süreçleri tanımlanmaya başlanır. Bu aşamada proje ekibi bilgi hedefleri belirler, hdefler için planları oluşturur, kuruluş için risk tanımı yapılır. Risk kuruluş süreçleri ile doğrudan ilişkili olduğu için sürekli değişiklik gösterebilir. Burada önemli olanın riskin ne zaman ve hangi koşullarda değiştiğini gözlemleyebilmektir. Bu sebeple uygulama ekibi oluşturulurken kuruluş çalışanlarının dahil edilmesi önem teşkil eder.

Uygulama eekibinin oluşturulması ile birlikte KYS hedefleri ayrıntılı bir şekilde oluşturulur, uygulanacak plan ayrıntılı hale getirilir ve risk tanımı da ayrıntılı olarak yapılır. Bu süreçte proje ekibinin gerekli çalışmaları yapabilmesi için yetkilendirilmiş olması ve üst yönetimin desteği gereklidir.

KYS hedefleri, uygulanacak plan ve risk tanımı yapıldıktan sonra kuruluş iş akışını oluşturulan görev ve sorumluluklar gözden geçirilerek KYS uyumluluğu değerlendirilir. Görev ve sorumlulukların güncel tutulması ve sürekliliği için kurallar belirlenir. Hem çalışanların, hem tedarikçilerin hem de müşterilerin kalite kriterlerine uyumlu davranabilmeleri için sözleşme, şartname, tanımlama gibi özellikler yazılı ve karşılıklı olarak imza altına alınır. KAlite süreçleri ile ilgili bilgilendirmeler ve iç eğitimler belirli aralıklarla yapılacak şekilde planlamaya alınır.

Proje ekibinin iç denetimleri ile tüm bu süreçler belirli aralıklarla değerlendirilerek kayıt altına alınır ve gerek duyulması halinde KYS süreçleri güncellenir ve eğitimlerle güncellemeler ilgili kişilere aktarılır.

Görüldüğü gibi kalite yönetim süreçlerini uygulayacak proje ekibi önemlidir.

H.Koray Tutkun